Ne túlformális, ne túl lazán – a kettő között van a kulcs
Sok szervező ott rontja el, hogy vagy túltolja a protokollt, vagy túlságosan kötetlen hangulatot próbál teremteni. Egy külföldi vendégnek egyik sem komfortos: ha túl szigorú, akkor távolságtartó, ha túl oldott, akkor esetlen. Az ideális az, ha a rendezvény fesztelen, de keretes. Például: egy elegáns reggeli fogadás, rövid programnyitó, majd kötetlen beszélgetések. Ne akarj „show-t”, inkább teremts valódi kapcsolatokat. Külföldi kollégák gyakran azt viszik haza, hogy „jó volt a hangulat, de mégis minden pontosan ment”.
A gasztronómia legyen ízléses – nem extrém, de nem is unalmas
Az étel és italválasztás kulcskérdés. Elcsépelt, de igaz: ha egy vendég éhesen vagy rossz ízélménnyel távozik, az minden mást is beárnyékol. A külföldiek nyitottak a magyar konyhára, de csak akkor, ha az elegánsan van tálalva. Ne erőltesd a disznósajtot vagy a pacalpörköltet, viszont egy gondosan elkészített gulyásleves, egy kreatívan tálalt paprikás csirke vagy egy könnyed somlói mindig betalál. Ha ital, akkor legyen választék: helyi bor, minőségi ásványvíz, és legalább egy nemzetközileg ismert pezsgő. Fontos: az adagok legyenek moderáltak, a tálalás stílusos, a felszolgálás pedig figyelmes, de nem tolakodó.
Gondolkodj helyszínben – és atmoszférában
A helyszín több, mint háttér – az egész rendezvény hangulatát meghatározza. Ha egy külvárosi teremben rendezitek meg, abból nehéz emlékezetes élményt faragni. Nem feltétlenül kell luxus, de kell karakter. Egy belső udvar, egy történelmi épület, egy galéria vagy egy hangulatos étterem önmagában is beszél. Az egyik legkülönlegesebb céges rendezvényhelyszín Budapest szívében például a Callas Café & Restaurant, ahol a patinás környezet természetes eleganciával párosul, így nem kell túldíszíteni vagy külön programmal fűszerezni – a helyszín önmagáért beszél. Sőt, ha egy budapesti szállodát keresnek az ügyfeleid, munkatársaid ahol megszállhatnának, a Callas House tökéletesen alkalmas üzleti utazók számára, hisz közvetlen a Café mellett található, szép, kényelmes és csendes.
Adj nekik valamit, amire emlékeznek
Lehet ez egy apró ajándék, egy jól időzített személyes megszólalás, egy külön nekik szánt figyelmesség. Külföldi vendégek esetében a legnagyobb hiba, ha mindenki ugyanolyan programot kap. Ha csak annyi történik, hogy részt vettek egy „rendezvényen”, az nem fog működni. Viszont ha valaki megköszöni, hogy eljöttek, ha kapnak egy saját nyelvükön írt köszöntőt, vagy ha lehetőségük van egy külön bejárásra, akkor máris más lesz a benyomás. Nem kell nagy dolgokra gondolni – egy kis gesztus sokkal erősebben hat, mint egy hosszú záróbeszéd.